El estado y la calidad de una edificación influyen en la calidad de vida de quienes allí residen. Luego la conservación del estado de una edificación multifamiliar y la disposición de los bienes comunes debería ser uno de los asuntos primordiales para sus residentes, y además, deberá ser una de las funciones esenciales de la administración de propiedad horizontal. El deterioro es un proceso inevitable y una debida gestión del mantenimiento está reconocido como la mejor estrategia para contrarrestar ese proceso, e inclusive para extender el ciclo de vida útil de las edificaciones.

Algunos estudios [1] indican que el costo de funcionamiento de un edificio es del orden del 75% del presupuesto anual y durante un ciclo de vida de 25 años, son del orden de 3 veces la inversión. Luego el asunto es de tal importancia que vale la pena abrir una discusión sobre cómo vemos el mantenimiento en la propiedad horizontal.

La gestión del mantenimiento, entendida como la aplicación de acciones técnicas, administrativas y de gestión durante toda la vida de un edificio[2], se suele confundir con la «administración del mantenimiento para conservarlos«. Cuando administramos el mantenimiento lo hacemos a un nivel muy alto, con una proyección anual y controlando solo el indicador de presupuesto y costos. Cuando gestionamos el mantenimiento lo hacemos a un nivel funcional, con una proyección para toda la vida de los bienes comunes y controlando varios indicadores para evaluar el nivel de desempeño.

Los requerimientos mínimos de un sistema de gestión para el mantenimiento son: planeación y programación del mantenimiento, herramientas informáticas para la gestión, documentación técnica de mantenimiento, informes de mantenimiento, plan de seguridad en el trabajo, indicadores de gestión para evaluar el desempeño, análisis económicos para reposición o actualización de equipos, etc. Y además el sistema debe permitir la interacción entre todas las partes interesadas, como son: constructor, consejo de administración, administración, y contratista de mantenimiento.

Demos un ejemplo: el mantenimiento de fachadas de edificios o la reposición por obsolescencia de equipos principales. Estos tendrían un impacto diferente si se trabajan desde un sistema de gestión. Para comenzar deberían incluirse en los planes de mantenimiento que diseña y entrega el constructor. Y durante el funcionamiento, y desde muchos años antes de que las condiciones nos obliguen a intervenir una fachada o reponer un equipo principal, se debería planear su mantenimiento o reposición. En el largo plazo, esto tendría un menor impacto en las cuotas de administración y una distribución más justa de los costos entre los residentes.

La mayoría de los administradores de propiedad horizontal tienen el erróneo concepto de que reparar es mantener y que consiste solo en una acción técnica. La función de mantener la asimilan a una atención de daños: un residente o personal de mantenimiento reporta un daño y se efectúa el mantenimiento correctivo para restaurar cuanto antes el servicio o la condición.

En las empresas que prestan el servicio de administración de bienes comunes en copropiedades se deben implementar procesos para controlar la gestión de los servicios de mantenimiento. En su función de conservar los bienes comunes deben evolucionar de administrar los daños a controlar la gestión del mantenimiento para prolongar la vida útil de los bienes. Se hace énfasis en el elemento «controlar» porque los servicios de mantenimiento en su gran mayoría son contratados con empresas especializadas.

Las empresas que prestan el servicio de mantenimiento de bienes comunes no están obligadas a implementar un sistema de gestión del mantenimiento. Esto implica que no existen herramientas para evaluar su desempeño en la gestión que hacen sobre los bienes comunes de edificaciones de uso multifamiliar.

Las empresas constructoras se enfocan en las primeras etapas del ciclo de vida de las edificaciones (diseño y construcción), y no tienen en el radar la etapa más larga del ciclo de vida de una edificación, como lo es, la operación y el mantenimiento. No se planifica el mantenimiento desde la etapa de diseño. Los procesos de entrega y recibo de los bienes comunes entre la administración y la constructora son más enfocados en definir responsabilidades que en establecer los parámetros de gestión para una conservación y disposición de los bienes comunes durante todo el ciclo de vida.

En conclusión, el mantenimiento de las edificaciones va más allá del estado actual de los bienes comunes y de las limitaciones presupuestales. Comienza desde el diseño de la construcción y debe extenderse durante el ciclo de vida, soportado en un sistema de gestión que involucre constructor, administrador y ejecutor para brindar el mayor valor a los residentes.

Es necesario desarrollar estudios a nivel local y nacional que nos permitan evaluar el desempeño de la gestión de conservación de los bienes comunes en edificaciones y conjuntos multifamiliares, así como también identificar los vacíos normativos que se deben llenar para promover un ambiente entre las partes interesadas que establezca los estímulos y las orientaciones para una transformación del sector.

[1] Article: «Case for alternative approach to building maintenance management
of public universities». – Olanrewaju Abdul Lateef – 2010

[2] Definición tomada de la norma Europea: «Criterios para el diseño, la gestión y el control de servicios de mantenimiento»- UNE-EN 15331:2012