Como Ingeniero

Administración del daño

Participar en la asamblea general de la copropiedad no es algo que sea atractivo y menos divertido, pero es de suma importancia hacerlo, porque es la mejor forma de enterarse del estado de las cosas en su conjunto residencial o edificio, y las decisiones allí tomadas tendrán un impacto en el bienestar personal y familiar.

Indudablemente que lo primero que se debe hacer es agradecer al consejo y a la administración por la labor que hacen. En muchas ocasiones es una labor desagradecida, y en especial con los consejeros que no reciben remuneración alguna y dedican tiempo de sus familias para aportar al beneficio común.

Seguramente mi formación y experiencia en el campo de mantenimiento me permite ver cosas que para el común de la gente son imperceptibles. En una de esas asambleas la administración de la copropiedad informó sobre el daño presentado en el salón social. Explicó que se inundó el salón y esto provocó el daño de los equipos de aire acondicionado y el deterioro de las paredes del recinto.

Seguidamente solicitó una cuota extraordinaria de diez millones de pesos <3% del presupuesto anual de la copropiedad> para su respectiva reparación. Además indicó que el daño fue provocado por unas raíces que taponaron el ducto de desagüe de las aguas lluvias. La causa se tomó como un hecho imprevisible y se enfocó la discusión en definir si se aprobaba la cuota extraordinaria y el plazo para pagarla.

En la cultura de las personas que ejercen el rol de administradores, existen tres ideas falsas: considerar el mantenimiento como solo una acción técnica, creer que mantener es solo reparar y por último evaluar el mantenimiento solo desde la ejecución presupuestal.

Detengámonos en el daño mencionado y cómo se debe administrar adecuadamente, ya que en la prevención de su recurrencia está la clave de la mejora continua.

Cuando se administra el daño o la anormalidad, actuamos en dos elementos claves del mantenimiento:

Reporte del daño. Se procede a hacer un reporte que incluye los siguientes elementos: descripción de lo sucedido, análisis de las causas, solución, y prevención de ocurrencia; en este último sería la recomendación de ejecutar una rutina de mantenimiento sobre los deságües, cifones, y drenajes de la copropiedad.

Programa de mantenimiento. Con la anterior recomendación se debe ajustar el programa de mantenimiento anual para incluir esa tarea con la periodicidad que corresponda. Con este ajuste el evento mencionado dejará de ser recurrente.

¿Cuanto nos costaría incluir en el presupuesto anual una rutina de mantenimiento periódica para inspeccionar un drenaje?. No es difícil concluir que muchísimo menos que el valor para reparar los daños provocados por el taponamiento del drenaje.

«Conforme la calidad sube, el costo baja; éste es un hecho bien conocido, pero sólo por unos cuantos». W. Edwards Deming

Alguien podría pensar que el mantenimiento como un «sistema de gestión» y específicamente administrar las anormalidades, es para las industrias con activos muy costosos, y que en la copropiedad no existe y no se requiere este tipo de requisitos. Pues no es cierto. Existe una norma técnica sectorial colombiana , la NTS SI 02 – 2015, que establece los principios y requisitos generales que se deben tener en cuenta para la administración de copropiedades residenciales, y en ella, además de otros requisitos, se establece la necesidad de que el administrador defina, establezca e implemente uno varios procedimientos de la gestión de mantenimiento. De los siete aspectos enunciados en la norma, se encuentran dos que ya mencionamos: el reporte de falla y el programa de mantenimiento.

Es cierto que no es obligatoria la certificación bajo la anterior norma de las empresas que se dedican a la administración de copropiedades, pero también es cierto que implementarla significaría ahorros significativos para la copropiedad, mejora en los servicios y competitividad de las empresas que se dedican a administrar.

Ojalá los consejos y los administradores de copropiedades tomemos conciencia de la importancia que tiene dejar la informalidad en la prestación de los servicios y se promueva la implementación de sistemas de gestión para lo rutinario, que contribuyan a la conservación del estado de los bienes comunes, la adecuada administración de los recursos y como consecuencia el bienestar de nuestras familias, a pesar de que ello signifique elevar un poco los costos de administración. Los ahorros por la disminución de sobrecostos sobrepasarán con creces el posible incremento de la administración al implementar una gerencia de la rutina.

Mantener no es reparar y administrar no es suficiente

El estado y la calidad de una edificación influyen en la calidad de vida de quienes allí residen. Luego la conservación del estado de una edificación multifamiliar y la disposición de los bienes comunes debería ser uno de los asuntos primordiales para sus residentes, y además, deberá ser una de las funciones esenciales de la administración de propiedad horizontal. El deterioro es un proceso inevitable y una debida gestión del mantenimiento está reconocido como la mejor estrategia para contrarrestar ese proceso, e inclusive para extender el ciclo de vida útil de las edificaciones.

Algunos estudios [1] indican que el costo de funcionamiento de un edificio es del orden del 75% del presupuesto anual y durante un ciclo de vida de 25 años, son del orden de 3 veces la inversión. Luego el asunto es de tal importancia que vale la pena abrir una discusión sobre cómo vemos el mantenimiento en la propiedad horizontal.

La gestión del mantenimiento, entendida como la aplicación de acciones técnicas, administrativas y de gestión durante toda la vida de un edificio[2], se suele confundir con la «administración del mantenimiento para conservarlos«. Cuando administramos el mantenimiento lo hacemos a un nivel muy alto, con una proyección anual y controlando solo el indicador de presupuesto y costos. Cuando gestionamos el mantenimiento lo hacemos a un nivel funcional, con una proyección para toda la vida de los bienes comunes y controlando varios indicadores para evaluar el nivel de desempeño.

Los requerimientos mínimos de un sistema de gestión para el mantenimiento son: planeación y programación del mantenimiento, herramientas informáticas para la gestión, documentación técnica de mantenimiento, informes de mantenimiento, plan de seguridad en el trabajo, indicadores de gestión para evaluar el desempeño, análisis económicos para reposición o actualización de equipos, etc. Y además el sistema debe permitir la interacción entre todas las partes interesadas, como son: constructor, consejo de administración, administración, y contratista de mantenimiento.

Demos un ejemplo: el mantenimiento de fachadas de edificios o la reposición por obsolescencia de equipos principales. Estos tendrían un impacto diferente si se trabajan desde un sistema de gestión. Para comenzar deberían incluirse en los planes de mantenimiento que diseña y entrega el constructor. Y durante el funcionamiento, y desde muchos años antes de que las condiciones nos obliguen a intervenir una fachada o reponer un equipo principal, se debería planear su mantenimiento o reposición. En el largo plazo, esto tendría un menor impacto en las cuotas de administración y una distribución más justa de los costos entre los residentes.

La mayoría de los administradores de propiedad horizontal tienen el erróneo concepto de que reparar es mantener y que consiste solo en una acción técnica. La función de mantener la asimilan a una atención de daños: un residente o personal de mantenimiento reporta un daño y se efectúa el mantenimiento correctivo para restaurar cuanto antes el servicio o la condición.

En las empresas que prestan el servicio de administración de bienes comunes en copropiedades se deben implementar procesos para controlar la gestión de los servicios de mantenimiento. En su función de conservar los bienes comunes deben evolucionar de administrar los daños a controlar la gestión del mantenimiento para prolongar la vida útil de los bienes. Se hace énfasis en el elemento «controlar» porque los servicios de mantenimiento en su gran mayoría son contratados con empresas especializadas.

Las empresas que prestan el servicio de mantenimiento de bienes comunes no están obligadas a implementar un sistema de gestión del mantenimiento. Esto implica que no existen herramientas para evaluar su desempeño en la gestión que hacen sobre los bienes comunes de edificaciones de uso multifamiliar.

Las empresas constructoras se enfocan en las primeras etapas del ciclo de vida de las edificaciones (diseño y construcción), y no tienen en el radar la etapa más larga del ciclo de vida de una edificación, como lo es, la operación y el mantenimiento. No se planifica el mantenimiento desde la etapa de diseño. Los procesos de entrega y recibo de los bienes comunes entre la administración y la constructora son más enfocados en definir responsabilidades que en establecer los parámetros de gestión para una conservación y disposición de los bienes comunes durante todo el ciclo de vida.

En conclusión, el mantenimiento de las edificaciones va más allá del estado actual de los bienes comunes y de las limitaciones presupuestales. Comienza desde el diseño de la construcción y debe extenderse durante el ciclo de vida, soportado en un sistema de gestión que involucre constructor, administrador y ejecutor para brindar el mayor valor a los residentes.

Es necesario desarrollar estudios a nivel local y nacional que nos permitan evaluar el desempeño de la gestión de conservación de los bienes comunes en edificaciones y conjuntos multifamiliares, así como también identificar los vacíos normativos que se deben llenar para promover un ambiente entre las partes interesadas que establezca los estímulos y las orientaciones para una transformación del sector.

[1] Article: «Case for alternative approach to building maintenance management
of public universities». – Olanrewaju Abdul Lateef – 2010

[2] Definición tomada de la norma Europea: «Criterios para el diseño, la gestión y el control de servicios de mantenimiento»- UNE-EN 15331:2012