Participar en la asamblea general de la copropiedad no es algo que sea atractivo y menos divertido, pero es de suma importancia hacerlo, porque es la mejor forma de enterarse del estado de las cosas en su conjunto residencial o edificio, y las decisiones allí tomadas tendrán un impacto en el bienestar personal y familiar.

Indudablemente que lo primero que se debe hacer es agradecer al consejo y a la administración por la labor que hacen. En muchas ocasiones es una labor desagradecida, y en especial con los consejeros que no reciben remuneración alguna y dedican tiempo de sus familias para aportar al beneficio común.

Seguramente mi formación y experiencia en el campo de mantenimiento me permite ver cosas que para el común de la gente son imperceptibles. En una de esas asambleas la administración de la copropiedad informó sobre el daño presentado en el salón social. Explicó que se inundó el salón y esto provocó el daño de los equipos de aire acondicionado y el deterioro de las paredes del recinto.

Seguidamente solicitó una cuota extraordinaria de diez millones de pesos <3% del presupuesto anual de la copropiedad> para su respectiva reparación. Además indicó que el daño fue provocado por unas raíces que taponaron el ducto de desagüe de las aguas lluvias. La causa se tomó como un hecho imprevisible y se enfocó la discusión en definir si se aprobaba la cuota extraordinaria y el plazo para pagarla.

En la cultura de las personas que ejercen el rol de administradores, existen tres ideas falsas: considerar el mantenimiento como solo una acción técnica, creer que mantener es solo reparar y por último evaluar el mantenimiento solo desde la ejecución presupuestal.

Detengámonos en el daño mencionado y cómo se debe administrar adecuadamente, ya que en la prevención de su recurrencia está la clave de la mejora continua.

Cuando se administra el daño o la anormalidad, actuamos en dos elementos claves del mantenimiento:

Reporte del daño. Se procede a hacer un reporte que incluye los siguientes elementos: descripción de lo sucedido, análisis de las causas, solución, y prevención de ocurrencia; en este último sería la recomendación de ejecutar una rutina de mantenimiento sobre los deságües, cifones, y drenajes de la copropiedad.

Programa de mantenimiento. Con la anterior recomendación se debe ajustar el programa de mantenimiento anual para incluir esa tarea con la periodicidad que corresponda. Con este ajuste el evento mencionado dejará de ser recurrente.

¿Cuanto nos costaría incluir en el presupuesto anual una rutina de mantenimiento periódica para inspeccionar un drenaje?. No es difícil concluir que muchísimo menos que el valor para reparar los daños provocados por el taponamiento del drenaje.

«Conforme la calidad sube, el costo baja; éste es un hecho bien conocido, pero sólo por unos cuantos». W. Edwards Deming

Alguien podría pensar que el mantenimiento como un «sistema de gestión» y específicamente administrar las anormalidades, es para las industrias con activos muy costosos, y que en la copropiedad no existe y no se requiere este tipo de requisitos. Pues no es cierto. Existe una norma técnica sectorial colombiana , la NTS SI 02 – 2015, que establece los principios y requisitos generales que se deben tener en cuenta para la administración de copropiedades residenciales, y en ella, además de otros requisitos, se establece la necesidad de que el administrador defina, establezca e implemente uno varios procedimientos de la gestión de mantenimiento. De los siete aspectos enunciados en la norma, se encuentran dos que ya mencionamos: el reporte de falla y el programa de mantenimiento.

Es cierto que no es obligatoria la certificación bajo la anterior norma de las empresas que se dedican a la administración de copropiedades, pero también es cierto que implementarla significaría ahorros significativos para la copropiedad, mejora en los servicios y competitividad de las empresas que se dedican a administrar.

Ojalá los consejos y los administradores de copropiedades tomemos conciencia de la importancia que tiene dejar la informalidad en la prestación de los servicios y se promueva la implementación de sistemas de gestión para lo rutinario, que contribuyan a la conservación del estado de los bienes comunes, la adecuada administración de los recursos y como consecuencia el bienestar de nuestras familias, a pesar de que ello signifique elevar un poco los costos de administración. Los ahorros por la disminución de sobrecostos sobrepasarán con creces el posible incremento de la administración al implementar una gerencia de la rutina.